In einem Gedankenexperiment erfolgt die
Begehung eines Unternehmens und seiner Räume; zu Beginn wird das Szenario
als Momentaufnahme eingefroren. Nun werden alle Objekte,
die der Wahrnehmung zugänglich und in Zusammenhang mit dem
Verfahren stehen, gesammelt und geordnet.
1. Phase: Ein Gebäude, im Inneren Räume
verschiedener Art, in den Räumen Schränke, Computer, Netzwerkkabel,
Hubs, Switches, Telefonanlagen, Drucker, Scanner, Jukeboxen usw. Da
Computer nicht ohne Anwendungen funktionieren, wird die Existenz von IT-Anwendungen postuliert. Mit dem Vokabular des IT-Grundschutzes (BSI) ist das der
IT-Verbund.
2. Phase: Die Räume sind beschriftet mit
Bezeichnungen von Abteilungen und Namen von Personen, die, je nach
Abteilung, unterschiedliche Rollen innehaben. Das sind die groben Elemente
der
Organisation (Aufbau).
3. Phase: Ohne Daten läuft nichts! Wir finden
Belege, Dokumente, Journale, Konten, Stammdaten, Steuerdaten und
Protokolle Die Datenobjekte dieser Klassen sind GoBS-relevant. Damit haben wir alle
relevanten
Datenobjekte. gewonnen.
4. Phase: Die Einfrierphase des Szenarios wird
beendet. Damit in der E-Buchführung
etwas geschehen kann, müssen zunächst IT-Ereignisse (Installation, Test,
Rechtevergabe etc.) statt finden. Diese ermöglichen die Durchführung
der kaufmännisch-fachlichen Ereignisse: Geschäftsvorfälle, interne Leistungsprozesse,
Kontrollen etc. Die
Ereignisse werden in diese Klassen unterteilt.
5. Phase: Was in den
Phasen 1-4 erfasst werden konnte, ist das Ergebnis umgesetzter
Ideen. Einem Plan gemäß wurden
Mitarbeiter eingestellt, IT-Systeme und Software beschafft,
Geschäftsprozesse aufgesetzt usw. Nun wird weiter geplant,
überwacht, kontrolliert, Risiken werden erkannt und analysiert: die
"blaue" Sphäre des Unternehmens - der Lenkung und Kontrolle, die
Ebene der Gestaltung:
Governance.
6. Phase: Das Zusammenfassen der in Phasen 1.-3.
gewonnenen Elemente unter dem Begriff "Ressourcen" liefert ein grobes
Schichtenmodell für die Dokumentation.
7. Phase: Die abschließende Aufgabe besteht darin, für die einzelnen Klassen Dokumentationsobjekte
zu modellieren; das sind Teilmodelle für den Geschäftsvorfall,
das IT-Ereignis, das IKS usw. In diese Modelle werden die
spezifischen Attribute "eingehängt" und die Objekte werden
miteinander verknüpft. Es lassen sich auch komplexere Attribute in
Form von Stichpunkt- und Kriterienlisten zuordnen, die sich in
den Check-Listen zur Verfahrensdokumentation finden.
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