Aufbewahrungspflicht und
Verfahrensdokumentation
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Aufbau einer
Verfahrensdokumentation

Die Erstellung der Verfahrensdokumentation (VFD) nach den GoBD stellt das Unter­neh­men vor eine interdisziplinäre Aufgabe: Finanz­wesen, IT, Organisation, Control­ling u. a. haben sich gemeinsam mit Technologie, Gesetzen, Interner Kontrolle etc. zu be­fas­sen.

Als Rahmenwerk der Forderungen an die Gestalt der elektro­nischen Buch­führung wurden die GoBD sehr all­gemein formuliert; die GoBD bieten daher auch keine konkreten Hilfen zur Erstellung der Ver­fahrens­doku­mentation; hier die notwendige Definition des Begriffs Dokumentation • Dokumentation besteht aus der Menge aller GoBD-rele-
   vanten Aufzeichnungen und Be­schrei­bungen.
• Aufzeichnungen entstehen in der elektronischen Buchführung
   durch IT-An­wendungen;
• Beschreibungen werden von Personen intellektuell gefertigt;
   Die Menge der Aufzeichnungen zerfällt in inhärente und
   kohärente Auf­zeich­nungen;
   • Inhärente entstehen durch die primäre IT-Anwendung
   • Kohärente werden durch Monitoring- und/oder protokol-
      lierende Anwend­ungen als Auf­zeich­nungen über aus-
      gewählte Ereig­nisse der primären Anwendung erzeugt.
.

Innerhalb eines Ge­schäfts­prozesses sollen alle Geschäftsvorfälle "progressiv und retro­grad von der Einzelposition bis zur Steuer­er­klärung" verfolgbar und rekonstruierbar sein. Da hierfür nur Auf­zeich­nungen und Be­schreib­ungen zur Verfügung stehen, stellen die GoBD hohe Anforderungen an deren Zuverlässigkeit.

Die GoBD geben einen groben Hinweis auf den Aufbau der Ver­fahr­ens­dokumentation: Anwenderdokumentation und Technische Do­ku­men­t­a­tion. Die Einordernung der Anforderungen, gewonnen durch eine Satz-für-Satz-Analyse der GoBD, in diese Kategorien, liefert ein "In­halts­verzeichnis" der Dokumentationsaufgaben. Diesen Aufbau zeigt das Best_Practice_Handbuch (Download).


Siegfried Mack chat
BFH- Urteil
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in einem Verfahren vorläufigen Rechtsschutzes entschieden, dass ein Verzögerungsgeld verhängt werden kann, ...mehr wenn ein Steuerpflichtiger seinen Mit-
wirkungspflichten im Rahmen einer Aus-
senprüfung nicht fristgerecht nachkommt.
Werden angeforderte Unterlagen auch nach
der Festsetzung des Verzögerungsgeldes
nicht vorgelegt, darf wegen derselben
Unterlagen nicht noch einmal ein Verzöger-
ungsgeld festgesetzt werden.

 
Aufbewahrungsfristen
Dokumentarten A bis Z enthält die Be-zeichnungen aller wichtigen Dokument-arten mit Aufbewahrungsfrist; nicht identisch mit dem  AWV-Verzeichnis des E.Schmidt-Verlages
 
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