Aufbewahrungspflicht und
Verfahrensdokumentation
Erstellung einer VFD
Die Aufgabe der Erstellung der Verfahrensdokumentation besteht im Kern darin, Informationen zusammenzutragen, zu prüfen, zu ordnen und in einer sinnvollen Form bzw. einem vorgegebenen Format zusammenzustellen. Hierbei kommt es darauf an, den Beteiligten des Teams von Anfang an, d.h. beim Kickoff des Projektes, ihre Aufgaben der Informationsbeschaffung zuzuweisen. Von nun an sind Informationen über HW- und SW-Produkte, Sachverhalte betreffend Organisation, Technik und insbesondere der Buchhaltung sowie besondere Ereignisse im Unternehmen durch die zugeordneten „Owner“ zusammenzutragen, zu prüfen und zu ordnen.
Hierbei lassen sich drei Szenarien unterscheiden:
Erstellung
  • in Eigenregie durch den Betrieb/das Unternehmen
  • mit / durch einen externe Berater
  • mit/durch einen Steuerberater
Erstellung in Eigenregie
In diesem Falle ist das Wissen über die betrieblichen Sachverhalte im Hause vorhanden bzw. kann /muss durch eigene Mitarbeiter von den Hard- und Softwareherstellern beschafft werden. Voraussetzung hierfür sind minutiöse Handlungsanweisungen für die Beteiligten und ein von allen zu nutzender Ordnungsrahmen, evtl. in Form eines Inhaltsverzeichnisses. Als kritisch kann sich hierbei der zeitliche Gestaltungsaufwand erweisen, da diese Arbeiten meist neben den üblichen Tagesaufgaben erledigt werden. Auch in der Kommunikation mit den Herstellern kommt es oft zu ungeplanten Verzögerungen. Die weitere Pflege wird oft vernachlässigt, sofern nicht ein oder zwei Fixtermine pro Jahr vereinbart werden. Die Qualität des Gesamtergebnisses hängt direkt von der Qualität der verwendeten Hilfsmittel und Werkzeuge ab. Eine externe Prüfung ist in jedem Fall zu empfehlen.
Erstellung mit/durch externen Berater
Der externe Berater wird bei der Teamzusammenstellung und Aufgabenzuordnung behilflich sein und das Team initial coachen. Je nach den persönlichen Erfahrungen des Externen und nach dessen Wissenstand, wird er Informationen über Hardware und Software bereitstellen können; das kann den Ablauf der Erstellung wesentlich beschleunigen. Informationen über die betriebsspezifischen Sachverhalte und Abläufe kann auch der Externe nur zusammen mit den Mitarbeitern erarbeiten bzw. von diesen erhalten. Sofern die Mitarbeiter den Externen bei der Informationsbereitstellung nicht „verhungern“ lassen, führt dieser Modus i.a. zu einem beschleunigten Ablauf der Arbeiten. Übernimmt der Externe die Haftung für die erstellte Dokumentation, kann von einer externen Prüfung des Ergebnisses abgesehen werden. Bzgl. des Updating empfiehlt sich eine Vereinbarung mit dem externen Berater.
Erstellung mit/durch Steuerberater
Die Erstellung durch den Steuerberater bringt zahlreiche Vorteile. Der STB ist meist mit der IT-Landschaft seines Mandanten vertraut und verfügt i.a. auch Kenntnisse über die Geschäftsvorfälle als buchungspflichtige Ereignisse. Zumindest einmal im Jahr wird er sich um die Aktualisierung der VFD kümmern, wenn nicht öfter. Im Falle ähnlicher bzw. vergleichbarer Mandantenstrukturen und gar gleicher Buchhaltungssysteme spielen dem Steuerberater weitere Vorteile in die Hände. Als externe Instanz, die meist regelmäßig mit dem Betrieb in Kontakt aufnimmt, bietet sich dem STB Gelegenheit, evtl. ausstehende, seitens des Mandanten zu liefernde Informationen nachfordern; das wirkt dem zeitweisen „Einschlafen“ von VFD-Projekten entgegen.
Fazit
Beim Vergleich von Erfahrungswerten aus der Realisierung dieser drei Szenarien zeigt sich die zu erwartende Abhängigkeit von der Betriebsgröße bzw. dem Projektumfang. Bei kleineren und mittleren Betrieben haben die Steuerberater bzgl. Kosten, Zeit und Aktualisierung die Nase vorn. Gehobene Mittelständler mit etablierten Rechnungswesen, IT- , QR- und Organisationsabteilungen scheint die Erstellung in Eigenregie bei Verwendung adäquater Tools zusehends besser zu funktionieren. Die Mehrbelastung der an der VFD beteiligten Mitarbeiter führt in vielen Fällen zu Verzögerungen; es wird oft schwer, die Projekt-Disziplin einzuhalten. Im Bereich von größeren Unternehmen und Konzernen wird durchweg auf externe Berater zurückgegriffen, die hier relativ viel Koordinations- und individuellen Coaching Aufwand betreiben müssen. Zeit und Kosten bleiben in Abhängigkeit davon etwas schwieriger abschätzbar.
Links zur VFD auf YouTube
DWS Grundlegendes zur VFD
Appell zur Verfahrensdokumentation
Allgemeines zu den GoBD
Verfahrensdokumentation und GoBD
 
Aufbewahrungsfristen
Dokumentarten A bis Z enthält die Be-zeichnungen aller wichtigen Dokument-arten mit Aufbewahrungsfrist; nicht identisch mit dem  AWV-Verzeichnis des E.Schmidt-Verlages
 
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