Aufbau einer VFD
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Die Erstellung der Verfahrensdokumentation (VFD) nach den GoBD stellt das Unternehmen
vor eine interdisziplinäre Aufgabe: Finanzwesen, IT, Organisation, Controlling u.
a. haben sich gemeinsam mit Technologie, Gesetzen, Interner Kontrolle etc. zu befassen.
Als Rahmenwerk der Forderungen an die Gestalt der elektronischen Buchführung wurden die GoBD sehr allgemein
formuliert; die GoBD bieten daher auch keine konkreten Hilfen zur Erstellung der Verfahrensdokumentation;
hier die notwendige Definition des Begriffs Dokumentation
• Dokumentation besteht aus der Menge aller GoBD-rele-
vanten Aufzeichnungen und Beschreibungen.
• Aufzeichnungen entstehen in der elektronischen Buchführung
durch IT-Anwendungen;
• Beschreibungen werden von Personen intellektuell gefertigt;
Die Menge der Aufzeichnungen zerfällt in inhärente und
kohärente Aufzeichnungen;
• Inhärente entstehen durch die primäre IT-Anwendung
• Kohärente werden durch Monitoring- und/oder protokol-
lierende Anwendungen als Aufzeichnungen über aus-
gewählte Ereignisse der primären Anwendung erzeugt.
.
Innerhalb eines Geschäftsprozesses sollen alle Geschäftsvorfälle "progressiv und retrograd von der Einzelposition
bis zur Steuererklärung" verfolgbar und rekonstruierbar sein. Da hierfür nur Aufzeichnungen und Beschreibungen zur
Verfügung stehen, stellen die GoBD hohe Anforderungen an deren Zuverlässigkeit.
Die GoBD geben einen groben Hinweis auf den Aufbau der Verfahrensdokumentation: Anwenderdokumentation und Technische Dokumentation.
Die Einordernung der Anforderungen, gewonnen durch eine Satz-für-Satz-Analyse der GoBD, in diese Kategorien, liefert
ein "Inhaltsverzeichnis" der Dokumentationsaufgaben.
Diesen Aufbau zeigt das Best_Practice_Handbuch
(Download).
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