Abgabenordnung und GoBD setzen den Rahmen für die Gestalt einer ordnungsgemäßen elekronischen Buchführung und regeln u.a. die Auf­bewahrungspflicht für aufgezeichnete Ge­schäfts­daten. Das zen­trale Objekt der GoBD, quasi deren Herz­stück, stellt der Ge­schäfts­vorfall und dessen Nachvollziehbarkeit dar.

Die Zu­ver­lässig­keit der aufgezeichneten Daten zum Geschäftsvorfall sowie der organisatorischen und technischen Umgebung, in der sie entstanden sind, ist gem. den GoBD durch eine Ver­fahr­ens­do­ku­mentation nach­zuweisen. Denn im Falle einer Prüfung stehen nur die aufbewahrten Daten und Dokumente zur Verfügung, um den in der Vergangenheit erledigten Geschäftsvorfall zu rekonstruieren.

Beim Inkraftreten der GoBD im Jahre 2015 wurde die Forderung ver­schärft, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen. Vom Wirt­schafts­prüfer wird nach EUROSOX verlangt, beim Fehlen einer Ver­fahr­ens­do­ku­mentation Testate zu verweigern; das BilMoG fordert vom Vor­stand eine Be­stä­ti­gung über die Zu­ver­lässig­keit des Internen Kon­troll­sys­tems - einem Bestandteil der Verfahrensdokumentation.

Zur Erstellung einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation be­nötigt der Steu­er­pflichtige einen sicheren Handlungsleitfdaden. Auf den nach­folgenden Seiten finden sich Erläuterungen und Hinweise zum Vorgehen bei der Erstellung der VFD und auf Produkte und Dienstleistungen rund um die Ver­fahrens­dokumentation.

Wir haben im Verlauf der letzten 10 Jahre ca. 60 Ver­fahrens­dokumentationen erstellt - für Konzerne, gehobene und kleinere Mittelständler, aber auch kleinere Unternehmen. Die Erstellung lief hierbei sehr unterschiedlich ab: Vor Ort, per Coaching der Beteiligten oder Kooperation mit diesen per Internet bzw. Mischformen der Zusammenarbeit. Die Themen erstreckten sich bei der Erstellung faktisch über alle erdenklichen Aufgabengebiete incl. EDI und Konstellationen wie Outsourcing, Cloudbetrieb etc. auch mit verteilten und gemischten Konfigurationen.

Manches Lob haben wir von unseren Kunden für unsere faire Preis­gestaltung erhalten; nur selten wurden die prognostizierten Grenzen von durchschnittlich € 7.000.- überschritten - und dann meist nur unwesentlich, aber auch oft genug unterschritten.