| Dokumentation des IKS |
Definition IKS: Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist das
Management-Werkzeug der unternehmensinternen betriebswirtschaftlichen
Überwachung und umfasst die Gesamtheit aller Kontrollmechanismen und
der kontrollierenden Instanzen.
Doch was ist eine Kontrolle? Eine Kontrolle stellt den Vergleich zwischen
der Soll- und Ist-Gestalt einer Sache fest; hierbei kann es, muss aber nicht,
auch zur Feststellung der Ursache der Abweichung kommen.
Und was ist eine zu kontrollierende Sache? Das können abstrakte Objekte wie
Bedeutungsinhalte von Texten, Grafiken, Diagrammen etc. oder physische
Sachen sein, aber auch betriebliche Ereignisse oder Geschehnisse.
Eine solche Sache wird als Kontrollobjekt bezeichnet.
Die Menge der Kontrollobjekte des IKS lässt sich sehr einfach darstellen.
Historisch bedingt, und darauf ist hier besonders zu achten, wird das IKS
selbst als eine Kontrollobjekt betrachtet – ein heikle und zu Recht oft
kritisierte Eigenschaft des Internen Kontrollsystems.
Weiter zu den Kontrollobjekten.
Teilt man nun das Unternehmen in die klassischen drei Bereiche auf:
- Governance (Lenkung, Leitung, Gestaltung)
- Ereignisse (betriebliche Prozesse, Kontrollen etc.)
- Ressourcen (mit deren Hilfe die Ereignisse stattfinden)
lassen sich diese leicht mit den passenden Inhalten füllen.
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Kontrollobjekte des IKS
| Governance |
Ereignis/Geschehen |
Ressource |
| IKS (selbst) |
Kontrollen |
Personen, Akteure |
| Grundsätze |
Verhalten |
Personen, Akteure |
| Organisation (Gestalt) |
Organisation (Ablauf) |
Personen, Akteure |
| Einrichtung |
Erfassung, Prüfung |
Geräte, Akteure |
| Verfahren
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Geschäfts-/ IT-Prozess |
Personen, Akteure |
| Maßnahme
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Gestaltänderung |
Personen, Akteure |
Akteure sind hier als Nicht-Personen zu verstehen, die eigenständig
vorbestimmte Handlungen ausführen.
Das IKS umfasst alle in der Wirklichkeit stattfindenden Kontrollereignisse;
diese werden durch natürliche Personen oder Akteure durchgeführt.
Grundsätze, Organisationsaufbau, technische Einrichtungen, Verfahren, die alle
Geschäfts-, IT- und Leistungsprozesse umfassen, - das sind solche, die nicht
Bestandteil eines Geschäftsprozesses sind -, sowie alle Maßnahmen, die zu
Veränderungen von Governance, Prozessen oder Ressourcen führen und damit der
Unternehmensgestalt, sind demgemäß Kontrollobjekte des IKS.
Bei der Bearbeitung von Kontrollobjekten werden natürlich gewisse Ziele
und Zwecke verfolgt; diese werden als Kontrollziele bezeichnet.
Die Menge der Kontrollziele lässt sich in 5 Kategorien unterbringen.
(Das T in der folgenden Tabelle steht für target: Ziel).
Kontrollziele des IKS
| T1 Rechtskonformität |
Einhaltung von Vorschriften (Compliance, Regeltreue) |
| T2 Strategietreue |
Einhaltung der definierten Geschäftsstrategie |
| T3 Bilanzqualität |
Ordnungsmäßige Rechnungslegung; zuverlässiger Daten
|
| T4 Prozessqualität |
Sicherheit, Effizienz, Wirksamkeit betrieblicher Prozesse |
| T5 Asset-Schutz |
Schutz von Gütern, Vermögen, Daten und Informationen |
Innerhalb des IKS werden Aktivitäten in verschieden Operationsfeldern
entwickelt. Diese Operationsfelder werden auch als Komponenten des IKS
(nach IDW, COSO) bezeichnet.
Komponenten des IKS
| K1 Kontrollumfeld |
Problembewusstsein, Unternehmenskultur |
| K2 Risikoerkennung |
Erkennung & Analyse von Unternehmensrisiken |
| K3 Kontrollaktivitäten |
Kontrollen (integriert, intellektuell) |
| K4 Information/Kommunikation |
Richtlinien, Handbücher, Berichte, Kontakte |
| K5 Überwachung des IKS |
Beurteilung der Wirksamkeit des IKS |
Mit den oben erklärten und kategorisierten Elementen aus Kontrollobjekten,
Kontrollzielen und Komponenten ergeben sich die notwendigen Attribute,
um alle Kontrollen und anderen Aktionen des IKS systematisch zu
dokumentieren – sei es für Klein- oder Kleinstbetriebe, Mittelständler oder Großunternehmen.
Ein fiktives Beispiel:
| Kontrollobjekt |
Geschäftsvorfall Mitgliedsbeitrag verbuchen |
| Kontrollziel |
Bilanzqualität, Zuverlässigkeit der Daten |
| Komponente |
Kontrollaktivität, Kontrolle |
| Beschreibung |
Text...nach der Erfassung wird eine Abgleichsliste an einem stochastisch
zugeordneten Prüfplatz angezeigt. Der eingeloggte Mitarbeiter bestätigt die
Richtigkeit der Erfassung nach visueller Kontrolle; nach dem Prüflauf wird
eine Tagessumme ermittelt und per System im CMS gespeichert;
Prüfpfad: CMS/Tagesabgleich... |
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| Best Practice VFD |
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Download
Best Practice Handbuch zur Erstellung der Verfahrensdokumentation
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| Info VFD-Editor |
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Datenblatt CDE |
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Lernkurve:
Die Lernkurve beim VFD-Editor CDE ist extrem steil.
Die Einführung in die Bedienung dauert nur wenige Minuten. |
Installation:
Verzeichnis auf Server erzeugen, Source hochladen, starten!
Windows PC/Laptop: IIS aktivieren, Verzeichnis erstellen, PHP per Windows Platform Installer einrichten, Sourcen in Verzeichnis kopieren, starten. |
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| Video CDE-Editor |
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| Video bei Youtube zu Design und Grundfunktionen des CDE-Editors. Bitte diesen
Youtube Video CDE auf "Großer Player" schalten. |
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| DEMO CDE-Editor |
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| Gast-Zugang zur Demo des CDE-Editors mit aktiviertem HTML-Export:
h-und-p-consulting.de
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