Aufbewahrungspflicht und
Verfahrensdokumentation
Dokumentation des IKS
Definition IKS: Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist das Management-Werkzeug der unternehmensinternen betriebswirtschaftlichen Überwachung und umfasst die Gesamtheit aller Kontrollmechanismen und der kontrollierenden Instanzen.
Doch was ist eine Kontrolle? Eine Kontrolle stellt den Vergleich zwischen der Soll- und Ist-Gestalt einer Sache fest; hierbei kann es, muss aber nicht, auch zur Feststellung der Ursache der Abweichung kommen.
Und was ist eine zu kontrollierende Sache? Das können abstrakte Objekte wie Bedeutungsinhalte von Texten, Grafiken, Diagrammen etc. oder physische Sachen sein, aber auch betriebliche Ereignisse oder Geschehnisse. Eine solche Sache wird als Kontrollobjekt bezeichnet. Die Menge der Kontrollobjekte des IKS lässt sich sehr einfach darstellen. Historisch bedingt, und darauf ist hier besonders zu achten, wird das IKS selbst als eine Kontrollobjekt betrachtet – ein heikle und zu Recht oft kritisierte Eigenschaft des Internen Kontrollsystems. Weiter zu den Kontrollobjekten. Teilt man nun das Unternehmen in die klassischen drei Bereiche auf:
  1. Governance (Lenkung, Leitung, Gestaltung)
  2. Ereignisse (betriebliche Prozesse, Kontrollen etc.)
  3. Ressourcen (mit deren Hilfe die Ereignisse stattfinden)
lassen sich diese leicht mit den passenden Inhalten füllen.

Kontrollobjekte des IKS
Governance Ereignis/Geschehen Ressource
IKS (selbst) Kontrollen Personen, Akteure
Grundsätze Verhalten Personen, Akteure
Organisation (Gestalt) Organisation (Ablauf) Personen, Akteure
Einrichtung Erfassung, Prüfung Geräte, Akteure
Verfahren Geschäfts-/ IT-Prozess Personen, Akteure
Maßnahme Gestaltänderung Personen, Akteure

Akteure sind hier als Nicht-Personen zu verstehen, die eigenständig vor­bestimmte Handlungen ausführen. Das IKS umfasst alle in der Wirklichkeit stattfindenden Kon­troll­ereignisse; diese werden durch natürliche Personen oder Akteure durch­geführt. Grundsätze, Organisationsaufbau, technische Ein­richt­ung­en, Verfahren, die alle Ge­schäfts-, IT- und Leistungsprozesse umfassen, - das sind solche, die nicht Be­stand­teil eines Geschäftsprozesses sind -, sowie alle Maß­nahmen, die zu Ver­änder­ungen von Governance, Prozessen oder Ressourcen führen und damit der Unternehmensgestalt, sind demgemäß Kontrollobjekte des IKS. Bei der Bearbeitung von Kontrollobjekten werden natürlich gewisse Ziele und Zwecke ver­folgt; diese werden als Kontroll­ziele bezeichnet. Die Menge der Kontroll­ziele lässt sich in 5 Kategorien unterbringen. (Das T in der folgenden Tabelle steht für target: Ziel).

Kontrollziele des IKS
T1 Rechtskonformität Einhaltung von Vorschriften (Compliance, Regeltreue)
T2 Strategietreue Einhaltung der definierten Geschäftsstrategie
T3 Bilanzqualität Ordnungsmäßige Rechnungslegung; zuverlässiger Daten
T4 Prozessqualität Sicherheit, Effizienz, Wirksamkeit betrieblicher Prozesse
T5 Asset-Schutz Schutz von Gütern, Vermögen, Daten und Informationen

Innerhalb des IKS werden Aktivitäten in verschieden Operationsfeldern entwickelt. Diese Operationsfelder werden auch als Komponenten des IKS (nach IDW, COSO) bezeichnet.

Komponenten des IKS
K1 Kontrollumfeld Problembewusstsein, Unternehmenskultur
K2 Risikoerkennung Erkennung & Analyse von Unternehmensrisiken
K3 Kontrollaktivitäten Kontrollen (integriert, intellektuell)
K4 Information/Kommunikation Richtlinien, Handbücher, Berichte, Kontakte
K5 Überwachung des IKS Beurteilung der Wirksamkeit des IKS

Mit den oben erklärten und kategorisierten Elementen aus Kontrollobjekten, Kon­troll­zielen und Komponenten ergeben sich die notwendigen Attribute, um alle Kon­trol­len und anderen Aktionen des IKS systematisch zu dokumentieren – sei es für Klein- oder Kleinstbetriebe, Mittelständler oder Großunternehmen.

Ein fiktives Beispiel:

Kontrollobjekt Geschäftsvorfall Mitgliedsbeitrag verbuchen
Kontrollziel Bilanzqualität, Zuverlässigkeit der Daten
Komponente Kontrollaktivität, Kontrolle
Beschreibung Text...nach der Erfassung wird eine Abgleichsliste an einem stochastisch zugeordneten Prüfplatz angezeigt. Der eingeloggte Mitarbeiter bestätigt die Richtigkeit der Erfassung nach visueller Kontrolle; nach dem Prüflauf wird eine Tagessumme ermittelt und per System im CMS gespeichert; Prüfpfad: CMS/Tagesabgleich...
 
 
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