Steuerprüfung, GDPdU und
  Verfahrensdokumentation

Seit 1995 sind die GoBS in Kraft und galten als eine der mit am besten ignorierten Vorschriften der Steuergesetzgebung - bis vor einiger Zeit. Als 2001 die GDPdU das Licht der Steuerwelt erblickten, gab es heiße Diskussionen, die kommende Bedrohung ausmalende Presseberichte über die „Attacke des Fiskus auf die Festplatten der Unternehmen“, Fach- und Gurukommentare der Steuerrechtler aus allen Disziplinen, aber auch coole, eher be­ruhigende Sachdiskussionen, die von den höchsten Steuer­behörden fast missionarisch unterstützt wurden.

Archiv-Hersteller, Berater, Seminaranbieter und System­inte­gra­toren hatten ein neues Geschäftsfeld entdeckt. Der deutsche Steuerwortschatz wurde um einige elegante Wendungen wie „Zugriff nach Z1, Z2 und Z3“ erweitert, die „originär digitalen Daten“ trotz des Zweifels, was nun steuerrelevant war oder doch nicht, zum alltäglichen Kampfobjekt der an Zahl stetig wach­sen­den GDPdU-Projekte. Man hatte sich an das Thema gewöhnt und den durch die GDPdU ausgelösten Anfangs­schrecken über­wun­den. Das lag nicht zuletzt an den GDPdU selbst. Der Text ist ziemlich klar formuliert und ein Team aus Steuer- und IT-Spezis kann, wenn auch mit einigen Mühen und Aufwand, die For­der­ungen des Textes in GDPdU-befriedigende Resultate umsetzen.

Doch einige Textpassagen aus den GDPdU, die geflissentlich igno­riert, zumindest aber nicht sehr ernst  genommen wurden, - es galt ja: GDPdU geht vor GoBS -, graben sich nun unerbittlich ihren Weg ins Bewusstsein der Betroffenen; zwei Zitate:

1) "...die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungs­sys­te­me den Anfor­derungen der GoBS, insbesondere an die Doku­men­tation, an das Interne Kontrollsystem, an das Sicherungskonzept sowie an die Aufbewahrung entsprechen.."

2) "Im Übrigen bleiben die Regelungen des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch­führungs­systeme (GoBS) vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738) unberührt."

Eins hat sich in der Prüfungspraxis gezeigt: Ohne Dokumentation sind die aufbewahrten Daten weder vollends verständlich noch lässt sich deren Zuverlässigkeit beurteilen. Die integre Rekonstruktion des Geschäfts­vorfalls - des zentralen Prüfobjekts der GoBS - wird mehr als problematisch.

Der Ruf nach der Verfahrensdokumentation wird deutlicher. Die Finanzbehörden versenden mit der Ankündigung der Prüfung IT-Checklisten an die Unternehmen, ohne Ross und Reiter explizit zu nennen: GoBS und Verfahrensdokumentation. Noch sind die Checklisten  recht bescheiden und heterogen. Man kann sich des Eindrucks nicht erwehren, dass in Sachen GoBS und VFD bei den Finanzbehörden noch "gelernt" wird. Aber sie lernen schnell und müssen schnell lernen: Die Prüfung ist Staatsauftrag!